Datenschutzhinweise für Bewerbende und Beschäftigte
1. Allgemeine Hinweise
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO und den weiteren geltenden Datenschutzvorschriften zustehen.
Diese Datenschutzhinweise gelten für alle Bewerbenden und Beschäftigten, soweit wir personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungs- bzw. Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten.
2. Verantwortlicher:
BilSE-Institut für Bildung und Forschung GmbH
Kerstingstraße 2
18273 Güstrow
Geschäftsführung:
Rainer Schätz, Eric Heidemann-Schätz
Fon: 03843 7736-0
E-Mail:info@bilse.de
3. Datenschutzbeauftragte
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:
Datenschutz
Kerstingstraße 2
18273 Güstrow
Fon: 03843 7736-230
E-Mail: datenschutz@bilse.de
4. Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
4.1 Bewerberdaten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhebt und verarbeitet das BilSE-Institut für das Auswahl- und Einstellungsverfahren folgende personenbezogene Daten:
- Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum
- Angaben zur beruflichen Qualifikation und zum beruflichen Werdegang
- Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Die Bewerbungsunterlagen können auf dem Postweg oder elektronisch per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Formular an uns übermittelt werden. Wird anschließend ein Arbeitsvertrag mit dem Bewerber/der Bewerberin geschlossen, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird kein Beschäftigungsverhältnis mit dem Bewerber bzw. der Bewerberin begründet, werden die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich zwei Monate nach Zugang der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen (z. B. zur Beweissicherung in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)) entgegenstehen.
4.2. Beschäftigtendaten
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Stammdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum
- Kommunikationsdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Angaben zur beruflichen Qualifikation und zum beruflichen Werdegang
- Vertrags- und Beschäftigungsdaten
- Urlaubs- und Krankheitszeiten, soweit dies für die Personalverwaltung erforderlich ist
- Bank- und Zahlungsdaten zur Abrechnung des Arbeitsentgelts
- Steuer- und Sozialversicherungsdaten
- Daten zur betrieblichen Kommunikation und Zusammenarbeit
- Daten zur Nutzung von betrieblichen IT-Systemen, soweit dies erforderlich und zulässig ist
- Daten zur Fort- und Weiterbildung
- sonstige Daten, die für die Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten:
- Gesundheitsdaten, soweit diese gesetzlich zulässig und für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Hierzu können insbesondere Daten im Zusammenhang mit dem betrieblichen Gesundheitsmanagement sowie – soweit erforderlich – Nachweise über den voraussichtlichen Entbindungstermin gehören.
- Weitere personenbezogene Daten können insbesondere sein:
- Daten aus einem polizeilichen Führungszeugnis oder einer Zuverlässigkeitsprüfung, sofern dies für die jeweilige Tätigkeit erforderlich und gesetzlich zulässig ist,
- Daten im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge, betrieblichen Versicherungen und dem Arbeitsschutz,
- der Grad einer Behinderung bzw. eine Gleichstellung sowie das Bestehen einer Fahrerlaubnis, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
5. Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
- Personalverwaltung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Organisation des Arbeitsablaufs
- Kommunikation innerhalb des Unternehmens
- Planung und Durchführung von Fort- und Weiterbildungen
- Gewährleistung der IT- und Datensicherheit
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
- Wahrnehmung und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche.
6. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen,
- § 26 Abs. 1 BDSG, soweit die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz, Tarifvertrag oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns freiwillig eine Einwilligung erteilt haben.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf einer hierfür einschlägigen gesetzlichen Grundlage, insbesondere nach Art. 9 DSGVO und den ergänzenden Vorschriften des BDSG.
7. Nutzung von IT-Systemen und Kommunikationsmitteln
Für die Erfüllung unserer betrieblichen Aufgaben stellen wir Ihnen gegebenenfalls IT-Systeme, E-Mail-Konten, Internetzugang, Software, mobile Geräte oder andere Kommunikationsmittel zur Verfügung.
Dabei können technische Daten verarbeitet werden, die für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb der Systeme erforderlich sind. Hierzu können beispielsweise Benutzerkennung, Zeitpunkte von Zugriffen, Geräteinformationen, Protokolldaten oder Sicherheitsereignisse gehören.
Die Verarbeitung technischer Daten erfolgt nicht zur allgemeinen Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten.
Sofern besondere Regelungen zur privaten Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel bestehen, werden diese gesondert bekannt gegeben.
8. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur an Stellen weitergegeben, die diese Daten für einen zulässigen Zweck benötigen.
Hierzu können insbesondere gehören:
- interne Stellen wie Personalabteilung, Geschäftsführung oder Vorgesetzte, soweit erforderlich,
- Steuerberater oder andere zur Lohn- und Gehaltsabrechnung eingesetzte Dienstleister,
- Banken und Zahlungsdienstleister,
- Kranken-, Sozial- und Unfallversicherungsträger,
- Finanzbehörden und andere gesetzlich zuständige Stellen,
- Straßenverkehrs- und Bußgeldstellen, soweit dies im Zusammenhang mit der Nutzung von Dienstfahrzeugen erforderlich ist,
- IT- und Softwaredienstleister,
- sonstige Auftragsverarbeiter, die uns bei der Erfüllung unserer betrieblichen Aufgaben unterstützen.
Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir – soweit erforderlich – Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
9. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt grundsätzlich nur, wenn dies datenschutzrechtlich zulässig ist.
Soweit erforderlich, werden geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO eingesetzt, beispielsweise ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder Standarddatenschutzklauseln.
10. Dauer der Speicherung
Das BilSE-Institut verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.
Für einzelne Daten und Unterlagen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Insbesondere gelten folgende Fristen:
- Lohnkonten: bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 EStG).
- Steuerlich relevante Unterlagen: je nach Art der Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre nach den jeweils geltenden Vorschriften, insbesondere § 147 AO.
- Bestimmte sozialversicherungsrechtliche Unterlagen: nach den jeweils hierfür geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Für bestimmte Aufzeichnungen nach § 165 Abs. 4 SGB VII gilt beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von mindestens fünf Jahren.
- Sonstige Personalunterlagen: Diese werden gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder sonstiger rechtmäßiger Grund für eine weitere Speicherung besteht.
- Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Diese können so lange aufbewahrt werden, wie dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung entsprechender Ansprüche erforderlich ist, insbesondere solange ein konkretes Verfahren anhängig ist oder Ansprüche noch geltend gemacht werden können.
Soweit gesetzlich vorgesehen, beginnt die jeweilige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die maßgeblichen Unterlagen entstanden sind oder die letzte erforderliche Eintragung vorgenommen wurde.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht, sofern keine andere gesetzliche Verpflichtung oder ein sonstiger rechtmäßiger Grund für eine weitere Speicherung besteht.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhende Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
12. Ihre Rechte
Recht auf Auskunft - Art. 15 DSGVO:
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
Recht auf Berichtigung - Art. 16 DSGVO:
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung - Art. 17 und 18 DSGVO:
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung bzw. Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit - Art. 20 DSGVO:
Sie haben das Recht, bestimmte von Ihnen bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerruf einer Einwilligung - Art. 7 Abs. 3 DSGVO:
Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Beschwerderecht - Art. 77 DSGVO:
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.
Widerspruchsrecht - Art. 21 DSGVO:
Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
In diesem Fall werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Dazu genügt eine Nachricht per E-Mail an unsere Datenschutzbeauftragte: datenschutz@bilse.de oder per Post an: BilSE-Institut für Bildung und Forschung GmbH, Datenschutz, Kerstingstraße 2, 18273 Güstrow.
Stand: 09.09.2026